Politique de confidentialité

Cette politique de confidentialité explique comment Trackboria LTD, une société à responsabilité limitée constituée en République fédérale du Nigéria (« Trackboria », « nous » ou « notre »), collecte, utilise, stocke, partage et protège les informations dans le cadre de la plateforme d'opérations de livraison Trackboria (le « Service »). Elle doit être lue conjointement avec nos Conditions générales.

Cette politique s'applique aux personnes qui utilisent Trackboria directement (administrateurs et personnel marchands, ainsi que les agents utilisant l'application mobile) et aux personnes dont les informations de livraison apparaissent au sein d'un espace de travail marchand, y compris les clients et destinataires qui ouvrent un lien de suivi public.

Trackboria LTD a son siège social au No. 9B Tinubu Road, Ilupeju, Lagos, Nigéria.

Pour les données de compte, de facturation, de sécurité, de site web et d'administration de la plateforme, Trackboria agit en tant que responsable du traitement et traite les informations pour ses propres finalités opérationnelles.

Pour les données de l'espace de travail marchand (telles que les fiches clients, les adresses de livraison, les détails des commandes et l'activité des coursiers) Trackboria agit généralement en tant que sous-traitant, traitant ces informations pour le compte du marchand et selon ses instructions documentées. Le marchand est le responsable du traitement de ces informations et est responsable de leur collecte et de leur utilisation licites.

Pour la vérification d'identité des livreurs, Trackboria agit en qualité de responsable du traitement. Nous décidons qu'une vérification est requise avant qu'un livreur indépendant puisse rejoindre le réseau de livreurs, et nous décidons de l'usage fait du résultat. Smile Identity, Inc. (« Smile ID ») effectue cette vérification pour notre compte, dans le cadre des clauses de protection des données de notre contrat avec elle. Le traitement par Smile ID des informations qu'elle collecte lors d'une vérification est régi par ce contrat et par sa propre politique de confidentialité.

Nous estimons que vous devriez savoir exactement quelles informations le Service traite et la raison de chaque catégorie. La liste ci-dessous décrit les informations collectées dans le cadre d'une utilisation normale de Trackboria et reflète la section sur la transparence de nos Conditions générales.

• Informations de compte et d'identité. Noms, adresses e-mail professionnelles, numéros de téléphone, identifiants de connexion, rôles attribués et type de compte, utilisés pour créer et sécuriser les comptes, authentifier les utilisateurs et appliquer un contrôle d'accès basé sur les rôles.
• Informations sur l'entreprise et le profil marchand. Nom légal et commercial, pays, fuseau horaire, devise, ainsi que les coordonnées de facturation et d'exploitation, utilisées pour provisionner l'espace de travail et émettre une facturation exacte.
• Détails de règlement et de versement. Nom de la banque de règlement, numéro de compte, nom du compte et identifiants de sous-compte du fournisseur de paiement, utilisés pour acheminer les fonds collectés et les versements vers le marchand correct.
• Informations sur le client et le destinataire. Noms, numéros de téléphone, adresses e-mail, adresses de livraison, points de repère, zones, codes postaux et notes d'accès, utilisés pour planifier, exécuter et confirmer les livraisons et tenir les destinataires informés.
• Enregistrements de commandes et d'expéditions. Références de commande, détails des articles, valeurs déclarées, montants en contre-remboursement (COD), notes de livraison, statuts d'expédition et événements chronologiques, utilisés pour gérer le cycle de vie de la livraison et calculer les montants dus.
• Données de localisation et de suivi. Coordonnées GPS précises, précision, vitesse, direction et horodatages provenant des appareils des agents et des mises à jour d'expédition, utilisées pour fournir un suivi en direct, une supervision des itinéraires et des preuves de localisation pour les livraisons terminées. L'application coursier ne collecte la localisation précise d'un agent que lorsqu'il est connecté et exécute une livraison active, et continue de collecter la localisation en arrière-plan pendant cette livraison. Y compris lorsque l'application est réduite ou le téléphone verrouillé. Afin que les clients voient une heure d'arrivée estimée fiable et que la répartition puisse acheminer la prochaine course. La collecte de localisation en arrière-plan s'arrête automatiquement dès que la livraison est terminée ou annulée, et les coursiers peuvent la désactiver à tout moment dans les réglages de leur appareil.
• Preuves de livraison : détails de confirmation du destinataire, vérification par code OTP de livraison, signatures ou photographies capturées, ainsi que la localisation et l'appareil utilisés lors de la capture, utilisés pour confirmer les livraisons, résoudre les litiges et réduire la fraude.
• Vérification d'identité des livreurs : avant qu'un livreur indépendant puisse être trouvé ou réservé par une entreprise sur le réseau Trackboria, ce livreur effectue une vérification d'identité auprès de Smile ID, notre prestataire de vérification d'identité. Le livreur présente un document d'identité officiel et une image faciale, tous deux capturés par le logiciel de Smile ID et transmis directement à Smile ID. Ils ne transitent pas par Trackboria et ne sont pas stockés sur nos systèmes. Smile ID nous communique le résultat de la vérification, sa date, le type de document présenté, le pays qui l'a délivré et une référence identifiant la vérification.
• Informations de paiement et de facturation. Sélection du forfait, factures, soldes, tentatives et références de paiement, ainsi que des métadonnées de carte limitées telles que la marque de la carte et les quatre derniers chiffres renvoyés par le fournisseur de paiement, utilisées pour traiter les paiements et rapprocher les comptes. Les numéros de carte complets sont traités par le fournisseur de paiement et ne sont pas stockés par Trackboria.
• Informations sur l'appareil, la session et la sécurité. Adresses IP, détails du navigateur et de l'agent utilisateur, identifiants d'appareil, horodatages de connexion, ainsi que les enregistrements de session et de jeton de rafraîchissement, utilisés pour sécuriser les sessions et détecter les accès non autorisés.
• Communications et notifications. Messages envoyés par e-mail, SMS, WhatsApp, notification push et webhook via le Service, ainsi que leur statut de livraison, utilisés pour envoyer des mises à jour opérationnelles et confirmer leur réception.
• Registres d'audit, de fraude et de conformité. Journaux d'audit des actions importantes (incluant l'auteur, l'adresse IP et les valeurs avant/après), signalements de fraude et dossiers de litiges, utilisés pour maintenir la responsabilisation, enquêter sur les abus et respecter les obligations légales.
• Données de parrainage et d'affiliation : si vous participez à notre programme de parrainage ou d'affiliation, nous traitons votre nom, vos coordonnées, les marchands attribués à votre code de parrainage et les informations de paiement que vous fournissez (telles que votre compte mobile money ou bancaire), afin de suivre les parrainages, calculer les commissions et vous payer. Les informations de paiement servent uniquement à vous verser vos paiements.

Nous utilisons les informations décrites ci-dessus pour :

• Créer et gérer les espaces de travail marchands et les comptes utilisateurs
• Authentifier les utilisateurs, sécuriser les sessions et prévenir la fraude ou les utilisations abusives
• Exécuter les flux de livraison, affecter les coursiers, afficher le suivi en direct et enregistrer les événements de livraison
• Gérer la vérification du contre-remboursement (COD), les remises de fonds, les cycles de facturation, les factures et le suivi des paiements
• Envoyer des notifications opérationnelles par e-mail, SMS, WhatsApp, notification push ou webhook lorsque configuré
• Stocker, récupérer et sécuriser les supports de preuve de livraison et les preuves de livraison associées
• Enquêter sur les litiges, les problèmes d'assistance, les anomalies de livraison et les incidents de sécurité
• Améliorer la fiabilité du service, maintenir des pistes d'audit et respecter les obligations légales et fiscales

Nous partageons les informations uniquement lorsque cela est nécessaire au fonctionnement du Service ou lorsque la loi l'exige. Selon le flux de travail, cela peut inclure :

• Le marchand et les utilisateurs autorisés au sein de l'espace de travail de ce marchand
• Les agents, coursiers partenaires et opérateurs de livraison impliqués dans une expédition
• Les destinataires qui reçoivent un lien de suivi public valide
• Les fournisseurs de paiement tels que Paystack et Flutterwave lorsqu'un paiement est initié
• Les fournisseurs d'infrastructure utilisés pour l'hébergement, le stockage, les notifications, les cartes et l'accès aux supports de livraison
• Smile ID, notre prestataire de vérification d'identité, lorsqu'un livreur indépendant effectue une vérification d'identité pour rejoindre le réseau de livreurs
• Termii, notre prestataire SMS, lorsqu'un code à usage unique, un lien de suivi ou une mise à jour de commande est envoyé par SMS
• Les forces de l'ordre, les régulateurs ou d'autres tiers lorsque la divulgation est légalement requise

Nous ne vendons pas d'informations personnelles.

Certains fournisseurs de services peuvent traiter des informations hors du pays où se trouve un marchand ou un destinataire. Lorsque cela se produit, nous prenons des mesures raisonnables pour garantir que ces fournisseurs appliquent des mesures de sécurité et de confidentialité appropriées, conformes à la présente politique et à la législation applicable.

Smile ID est établie aux États-Unis, et les vérifications d'identité des livreurs y sont traitées. Ce transfert est régi par les clauses de protection des données de notre contrat avec Smile ID, qui lui imposent d'appliquer des mesures de sécurité et de confidentialité conformes à la présente politique.

Nous conservons les informations aussi longtemps que nécessaire pour exploiter l'espace de travail, tenir les registres de facturation et d'audit, enquêter sur les litiges ou la fraude, faire respecter nos Conditions générales et satisfaire aux obligations légales ou fiscales. Les durées de conservation varient selon le type d'enregistrement et la raison de sa conservation.

Lorsque les informations ne sont plus nécessaires à ces fins, nous prenons des mesures raisonnables pour les supprimer ou les anonymiser.

Les documents d'identité des livreurs ne sont pas conservés par Trackboria. Le document d'identité et l'image faciale soumis pour une vérification sont capturés et conservés par Smile ID et ne sont jamais stockés sur les systèmes de Trackboria. Nous conservons uniquement le résultat de la vérification, sa date, le type de document présenté, le pays qui l'a délivré et la référence Smile ID de la vérification. Nous conservons cet enregistrement tant que le livreur reste disponible à la réservation sur le réseau Trackboria, puis aussi longtemps que nécessaire pour résoudre un litige ou satisfaire à une obligation légale, fiscale ou réglementaire. La référence permet de remonter à Smile ID si une vérification est un jour contestée, sans qu'aucun document d'identité ne soit détenu par Trackboria ni montré à une entreprise de la plateforme.

Nous utilisons des contrôles d'accès, des permissions basées sur les rôles, un accès par jeton, des enregistrements de session, des jetons de rafraîchissement hachés et des contrôles d'accès aux supports privés afin de réduire le risque d'accès non autorisé. Nous limitons l'accès aux informations afin qu'il soit réservé aux utilisateurs et aux flux de travail qui en ont réellement besoin.

Aucun système ne peut être garanti totalement sécurisé, mais le Service est conçu pour limiter l'exposition et faciliter l'investigation rapide de tout incident de sécurité.

Selon les lois qui vous sont applicables, vous pouvez avoir le droit d'accéder à des informations personnelles, de les corriger, de les supprimer, d'en restreindre l'utilisation, ou de vous opposer à certains traitements.

Les utilisateurs marchands peuvent consulter et mettre à jour les informations de compte au sein de leur espace de travail, et les marchands contrôlent la plupart des fiches clients, commandes et livraisons détenues dans leur espace de travail. Si vous êtes un client ou un destinataire et souhaitez corriger, supprimer ou poser des questions sur des informations de livraison liées à votre commande, veuillez contacter d'abord le marchand qui a envoyé la commande, car il contrôle ces informations.

Pour les demandes concernant le compte, la facturation ou les registres de sécurité de Trackboria, envoyez une demande via le formulaire Aide et assistance sur trackboria.com/help, ou écrivez à info@trackboria.com.

Lorsqu'une expédition franchit une frontière, les informations nécessaires à son acheminement et à son dédouanement doivent être communiquées hors du pays de départ. Cette section explique ce qui est communiqué, à qui, et pourquoi.

Qui reçoit les informations d'expédition

Pour une expédition transfrontalière, nous ne communiquons que ce dont chaque partie a besoin pour remplir son rôle :

• Les transporteurs et leurs agents locaux dans les pays d'origine, de transit et de destination reçoivent le nom du destinataire, l'adresse de livraison, le numéro de contact, les caractéristiques du colis et la référence nécessaire à l'acheminement et à la livraison.
• Le commissionnaire en douane ou toute autre partie déclarante désignée pour l'expédition reçoit la description des marchandises, la valeur déclarée, la classification tarifaire, le pays d'origine, les parties désignées sur l'expédition et les documents justificatifs. C'est cette partie qui dépose la déclaration. Trackboria ne la dépose pas.
• Les autorités douanières et les services frontaliers reçoivent la déclaration et ses documents justificatifs de la partie déclarante, et peuvent inspecter une expédition et demander des informations complémentaires à tout moment.

Transferts internationaux

Une expédition transfrontalière ne peut aboutir sans transfert de données personnelles vers le pays de destination, et dans certains cas vers des pays de transit. Les pays concernés dépendent de l'itinéraire que vous choisissez, et certains d'entre eux n'assurent pas un niveau de protection des données équivalent à celui du pays d'origine des données. Lorsque nous sommes en mesure d'imposer des conditions, nous appliquons des clauses contractuelles de protection des données aux transporteurs et sous-traitants que nous désignons. Nous ne pouvons imposer de conditions à une autorité douanière ou à un service frontalier agissant dans le cadre de ses propres pouvoirs légaux, et la communication à ces autorités est exigée par la loi.

Liens de documents partagés

La plateforme peut générer un lien à durée limitée permettant à un commissionnaire en douane, à un transporteur ou à un agent des frontières de consulter les documents d'une expédition sans disposer d'un compte. Chaque lien expire, peut être révoqué à tout moment par le marchand, et enregistre chacune de ses ouvertures, accompagnée d'une forme hachée de l'adresse réseau utilisée. Nous hachons l'adresse au lieu de la conserver afin que les accès répétés puissent être identifiés sans conserver l'adresse d'un agent en particulier.

Conservation des documents douaniers

Les documents douaniers et commerciaux sont conservés pendant la durée exigée par la législation douanière des pays concernés, laquelle s'étend couramment de cinq à dix ans et se révèle plus longue sur certains marchés. Lorsque cette durée dépasse notre durée de conservation habituelle, le document douanier est conservé pendant la durée la plus longue, car nous devons être en mesure de le produire.

Nous faisons appel à d'autres sociétés pour exploiter certaines parties du Service. Elles traitent les informations uniquement sur nos instructions, uniquement pour la finalité pour laquelle nous les avons engagées, et dans le cadre de contrats écrits les obligeant à les protéger. Voici les catégories auxquelles nous recourons :

• Hébergement cloud, bases de données et sauvegardes, où le Service et ses données fonctionnent physiquement.
• Prestataires de paiement, qui traitent les paiements par carte et par virement et conservent les enregistrements de transaction correspondants. Les numéros de carte complets sont traités par le prestataire et ne sont pas conservés par nous.
• Prestataires de messagerie, qui acheminent les SMS, courriels, messages WhatsApp et notifications push que vous et vos clients recevez, y compris les codes à usage unique et les liens de suivi.
• Transporteurs, coursiers partenaires et, le cas échéant, commissionnaires en douane désignés, qui reçoivent les informations d'expédition et de destinataire nécessaires pour collecter, acheminer, dédouaner et livrer un colis.
• Prestataires de vérification d'identité et de documents, utilisés pour vérifier les livreurs et, si nécessaire, les informations d'entreprise des marchands.
• Prestataires de cartographie et de géocodage, utilisés pour convertir une adresse en position et pour planifier et afficher les itinéraires.
• Outils de support, d'analyse et de remontée d'erreurs, utilisés pour traiter les tickets et pour détecter et corriger les défauts du Service.

Nous évaluons un prestataire avant de l'engager, limitons son accès aux données nécessaires et exigeons la suppression ou la restitution de ces données à la fin de la relation. Un prestataire n'est pas autorisé à utiliser ces informations à ses propres fins ni à les vendre.

La liste à jour des prestataires que nous utilisons, avec les pays dans lesquels ils traitent les données, est communiquée aux marchands sur demande auprès du support. Nous procédons ainsi plutôt que de la publier dans cette page afin que la liste que vous recevez soit celle en vigueur le jour de votre demande.

Cette section indique comment exercer les droits décrits ci-dessus, ce que nous ferons et dans quels délais.

À qui s'adresser en premier

Pour les enregistrements relatifs aux clients, aux commandes et aux livraisons, le marchand dont l'espace de travail les contient est le responsable du traitement et nous agissons sur ses instructions. Adressez d'abord votre demande à ce marchand. Si vous ignorez quel marchand détient votre enregistrement, ou si le marchand ne répond pas, contactez-nous : nous identifierons l'espace de travail et transmettrons la demande, ou y donnerons suite nous-mêmes lorsque nous sommes responsables du traitement. Pour les enregistrements de compte, de facturation, de sécurité et d'audit que nous détenons en propre, nous sommes le responsable du traitement et vous pouvez vous adresser directement à nous.

Comment formuler une demande et ce qui se passe ensuite

Adressez votre demande via le formulaire d'aide et de support ou par courriel à info@trackboria.com. Nous en accuserons réception dans un délai de sept (7) jours et y répondrons sur le fond dans un délai de trente (30) jours. Lorsqu'une demande est complexe ou que nous en avons reçu plusieurs de votre part, nous pouvons prolonger ce délai une fois de trente (30) jours supplémentaires et vous en indiquerons le motif avant la fin du premier délai. Nous vous demanderons les éléments suffisants pour confirmer votre identité avant d'agir, car divulguer ou supprimer un enregistrement au profit d'une personne qui n'en est pas le sujet constitue en soi une violation. Aucun frais n'est appliqué, sauf si une demande est manifestement infondée ou répétitive, auquel cas nous vous en indiquerons le coût avant d'y donner suite. Si nous refusons une demande en tout ou partie, nous vous en indiquerons le motif et la manière de la contester.

Notices par pays

Si vous êtes au Nigeria, la loi de 2023 sur la protection des données (Nigeria Data Protection Act) s'applique et la Nigeria Data Protection Commission est l'autorité de contrôle. Si vous êtes au Ghana, la loi de 2012 sur la protection des données s'applique et la Data Protection Commission est l'autorité de contrôle. Si vous êtes au Kenya, la loi de 2019 sur la protection des données s'applique et l'Office of the Data Protection Commissioner est l'autorité de contrôle. Si vous êtes en Afrique du Sud, la loi de 2013 sur la protection des informations personnelles (POPIA) s'applique et l'Information Regulator est l'autorité de contrôle. Si vous êtes dans l'Union européenne, l'Espace économique européen ou le Royaume-Uni, le RGPD ou le UK GDPR s'applique et vous pouvez saisir l'autorité de contrôle de votre pays de résidence. Rien dans la présente notice ne limite un droit dont vous disposez en vertu de la loi qui vous est applicable.

Si vous n'êtes pas satisfait de la manière dont nous avons traité une demande, dites-le-nous d'abord afin que nous puissions y remédier. Vous pouvez également saisir à tout moment l'autorité de contrôle indiquée ci-dessus pour votre pays, sans avoir à nous solliciter au préalable.

L'application web stocke les jetons de connexion dans le stockage du navigateur de l'appareil utilisé pour se connecter, afin que l'espace de travail puisse rester authentifié entre les requêtes. Les pages publiques, y compris le site marketing et les pages de suivi public, peuvent générer des journaux serveur lors de leur ouverture.

Lorsque les fonctionnalités cartographiques sont activées, les fournisseurs de cartes peuvent traiter des informations relatives à l'appareil et à la localisation selon leurs propres politiques.

Le Service est destiné aux entreprises et aux personnes qui les exploitent. Il ne s'adresse pas aux enfants, et nous ne collectons pas sciemment d'informations personnelles auprès de toute personne âgée de moins de 18 ans.

Nous pouvons mettre à jour cette politique à mesure que le produit, nos pratiques ou les exigences légales évoluent. Lorsque nous apportons une modification importante, nous réviserons la date « Dernière mise à jour » indiquée ci-dessus et, le cas échéant, communiquerons la mise à jour au sein du produit ou par l'intermédiaire du contact de compte marchand enregistré.

Pour toute question de confidentialité concernant les registres de la plateforme Trackboria, utilisez le formulaire Aide et assistance sur trackboria.com/help ou contactez info@trackboria.com, ou écrivez à Trackboria LTD, No. 9B Tinubu Road, Ilupeju, Lagos, Nigéria.